homem de terno com a caneta na mão marcando uma data no calendário ensinando como produzir no escritório de advocacia
Publicado em 12 de maio de 2021

Como produzir no escritório de advocacia?

Já pensou em planejar sua rotina?

O planejamento é um aprendizado que está presente em várias áreas da nossa vida. Em casa, você prepara sua semana para atingir as metas simples, como fazer compras. No trabalho, imaginar a rotina é uma maneira de melhorar a produtividade no escritório de advocacia.

Comece pelas tarefas corriqueiras, do dia a dia. Seu planejamento enquanto gestor demanda ações muito diversas dos outros colaboradores, e ser gestor não é obrigatoriamente coordenar uma equipe, antes disso você deve se gerenciar. Quanto você se planeja de forma mental e prática, fica mais fácil ajudar na disciplina dos demais, certo?

Comece o dia checando a agenda para identificar os compromissos, se esqueceu de algum compromisso, é por que você não detém o hábito de registrar em algum lugar, e atualmente há diversos aplicativos para se auto gerenciar, a Cognitiva possui plataforma para essa funcionalidade.

caneca de café na mesa e calendário simulando como produzir no escritório de advocacia

Agora, crie sua relação de tarefas, utilizando a discriminação de prioridade. Tarefas importantes e urgentes vêm em primeiro lugar. Com as tarefas do dia a dia, você pode ser mais maleável. O mais importante é registrar tudo em sua agenda (física ou digital) para não perder nenhum compromisso ou tarefa.

Identificando suas tarefas, é hora de apoiar no planejamento da equipe. Estabeleça um dia para planejar as atividades da semana para que cada colaborador saiba rigorosamente o que deve fazer, entregar e o prazo. Por exemplo, toda segunda-feira das 9h às 10h é quando terá uma reunião com a sua equipe para verificar as tarefas da semana passada. Com isso é importante dar autonomia para que cada um se programe dentro de suas atividades. É uma das atividades muito utilizadas na gestão horizontal, você já ouviu falar?

Tem crescido no mundo corporativo o número de empresas com gestão horizontal. Entre elas podemos citar algumas gigantes, como Google e Netflix, cujas estruturas organizacionais se popularizaram nos últimos anos como modelos bem-sucedidos.

Essa abordagem não se baseia tanto na hierarquia, mas na autonomia dos colaboradores, o que é importante para a produtividade no escritório de advocacia.

Quais são suas prioridades?

Na hora de planejar a sua rotina, muita das vezes chegamos a um paradigma: o que é ou não prioridade naquele dia, naquela semana ou naquele mês? Na advocacia, sem dúvidas, essa é uma questão de fundamental importância, porque existem os prazos das ações judiciais.

Então, você deve refletir em como identificar as tarefas mais importantes e priorizar, levando em consideração os prazos. Importante, urgente, nem tão importante e nem tão urgente. Esses são os atributos que você deve analisar na hora de classificar suas prioridades.

E o que deve ser classificado como prioridade? Tarefas com prazo definido, que impossibilita o trabalho de alguém ou que elucidam problemas essenciais para os processos internos. Para solucionar as prioridades, imagina as tarefas em 4 grupos:

1. Urgentes: tarefas consideráveis que não foram preferidas corretamente, ações estratégicas que evitam prejuízos, prazos processuais próximos de vencer, entre outras.

2. Importantes: atividades estratégicas relacionadas ao dia a dia do escritório e à sua alavancagem de crescimento, tais como tarefas relativas aos prazos, ações de prospecção de clientes e atividades imprescindíveis para o funcionamento do escritório.

3. Delegáveis: são relevantes para o escritório, não necessitam ser realizadas por você, tais como marcar reuniões, elaborar peças, atualizar as mídias sociais do escritório, etc.

4. Não urgentes e nem importantes: tarefas que requerem tempo, mas não há prazo e/ou relevância para bater as metas do escritório, apesar de serem consideráveis para a rotina.

Com base no exposto, evidencie as tarefas urgentes e importantes na hora de planejar e organizar sua semana.

Você está comprometido com o trabalho?

Ter produtividade no escritório de advocacia é ter comprometimento nas atividades. Já organizamos o dia a dia e estabelecemos as prioridades, certo? Então é necessário focar nas tarefas conforme o planejamento feito.

Em home office, o filho chora, o vizinho coloca som alto, tudo leva a crer que o mundo inteiro conspira para que as tarefas do trabalho não sejam executadas. No escritório, um vento que faz a janela bater já é suficiente para tirar sua atenção.

Essas situações são normais, porém é possível superá-las para executar as tarefas e atingir as metas. Para impedir manifestações externas, converse em casa com os familiares, mantenha seu celular longe e em modo avião e estipule horários para ler e responder às mensagens de mídias digitais.

Há várias plataformas no mercado voltada para produtividade no escritório de Advocacia, a base dos apps, em sua maioria, é a técnica Pomodoro.

A abordagem é realizar trabalho em ciclos de 25 minutos de comprometimento total na tarefa e 5 minutos de descanso. Você pode fazer o que desejar nesses 5 minutos. Em seguida, retorne ao tempo de foco total e repita essa sequência por 4 vezes. No final da quarta sequência, ao invés de 5 minutos, você terá 30 minutos de descanso.

O escritório está utilizando a tecnologia de maneira estratégica?

Cadastro automático de Processos, Recuperação das Citações e Intimações, monitoramento dos prazos. O avanço das soluções tecnológicas dentro do Direito foi enorme nos últimos anos. Os advogados conseguem, atualmente, utilizar muitas ferramentas que melhoram a produtividade no escritório de advocacia. Afinal, muitas delas conseguem assumir tarefas repetitivas e burocráticas, além de organizar os processos internos.

É necessário inserir a tecnologia de maneira estratégica. Há colaboradores que acreditam que quanto mais soluções tecnológicas melhor. Entretanto, esse não é um pensamento correto. O ideal é analisar sempre a adequação. Escolha plataformas aderentes ao dia a dia que atenda as demandas do escritório.

Um software jurídico resolverá questões cruciais para sua necessidade.

Como você está administrando o seu tempo?

Comprometimento, prioridades e planejamento. Se você conseguir se planejar observando os 3 tópicos, é certo que conseguirá atingir a produtividade no escritório e atingir as metas. Entretanto, é preciso ficar sempre atento, pois um ponto que tira o sono dos gestores é a falta de tempo.

Sem dúvida, há outros tópicos que contribuem bastante para a gestão do tempo, e essa é uma ótima notícia! Mas há algumas atividades adicionais que são importantes para potencializar suas horas de trabalho. Afinal, é mais favorável trabalhar 8 horas por dia e ter tempo para curtir a família e seus hobbies, certo?

Por isso, a dica de ouro é sempre se programar levando em consideração o tempo que você tem disponível. É crucial ter consciência de que o tempo é um recurso escasso e que pessoas atarefadas são menos produtivas. Por isso, planeje o possível e delegue com responsabilidade.

Vale salientar que muitas das vezes podemos abortar aquela reunião (presencial ou por videoconferência) e redigir um simples e-mail. Não perca tempo com encontros improdutivos.

E, por fim, saiba distinguir as tarefas que requerem sua atenção e a de outros colaboradores das tarefas que a tecnologia pode assumir. Pontuamos que a tecnologia precisa ser utilizada como estratégia e é uma grande aliada para melhorar a produtividade do escritório. Use-a! Você não precisa realizar o acompanhamento processual de forma manual, por exemplo.

Para aperfeiçoar a produtividade no escritório de advocacia, é preciso em primeiro lugar, mudar a postura. A propensão individual do gestor refletirá de forma imediata nos demais colaboradores. Planejando o dia a dia e distinguindo as tarefas em níveis de prioridade é mais fácil focar e gerir o tempo.

Utilize um sistema para escritório de advocacia! O uso da tecnologia pode ser uma estratégia para tornar seu escritório produtivo e atingindo todas as metas.

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